Gerencia de proyectos: Antes de iniciar con el término “Gerencia de proyectos”, es importante saber y entender las palabras “Gerencia” y “Proyecto”, para poder así entender éste término:
“Gerencia se utiliza para denominar al conjunto de empleados de alta calificación que se encarga de dirigir y gestionar los asuntos de una empresa. El término también permite referirse al cargo que ocupa el director general (o gerente) de la empresa, quien cumple con distintas funciones: coordinar los recursos internos, representar a la compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos”[1].
“Proyecto proviene del latín proiectus y cuenta con diversas significaciones. Podría definirse a un proyecto como el conjunto de las actividades que desarrolla una persona o una entidad para alcanzar un determinado objetivo. Estas actividades se encuentran interrelacionadas y se desarrollan de manera coordinada”.[2]
“Gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de una filosofía distinta, así como de habilidades y competencias específicas. De allí la necesidad de la disciplina Gerencia de Proyectos.
La gerencia de proyectos implica ejecutar una serie de actividades, que consumen recursos como tiempo, dinero, gente, materiales, energía, comunicación (entre otros) para lograr unos objetivos pre-definidos.
Historia de la gerencia de proyectos
En la primera mitad del siglo XX, los proyectos eran administrados con métodos y técnicas informales, basados en los gráficos Gantt – una representación gráfica del tiempo basada en barras, útil para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas. En los años 50, se desarrollaron en Estados Unidos dos modelos matemáticos: PERT (Program Evaluation and Review Technique, técnica para evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina) y CPM (Critical Path Method, método de ruta crítica, desarrollado por DuPont y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento de plantas). El PERT/CPM es, hasta la fecha, la base metodológica utilizada por los gerentes de proyectos profesionales.
En 1969, se formó el PMI (Project Management Institute, Instituto de Gerencia de Proyectos), bajo la premisa que cualquier proyecto, sin importar su naturaleza, utiliza las mismas bases metodológicas y herramientas. Es esta organización la que dicta los estándares en esa materia”[3]
Ciclo de Vida de proyectos: “Es el conjunto de fases por las que transcurre un proyecto desde que nace hasta que finaliza. Fase es un conjunto de actividades, generalmente secuenciales, con entidades propias y relacionadas entre sí, que cubren un objetivo parcial del proyecto. Cada fase se caracteriza por generar un conjunto de salidas concretas y medibles (entregas o hitos) que se materializan en documentación y en resultados (paquete o librería software, componente hardware, prototipo, etc.)”[4]
Ventajas del empleo de fases:
· Divide un problema complejo en otros de menor complejidad que son manejables desde el punto de vista técnico y de gestión.
· Permite consolidar etapas y reducir, por tanto, las incertidumbres y el riesgo.
· Facilita el seguimiento del proyecto, el control y la toma de decisiones.
· Facilita la detección y resolución de imprevistos.
· Permite conocer con más certeza el grado de avance del proyecto.
Un ciclo de vida define:
· Las fases en las que se divide el proyecto.
· Qué tareas/actividades hay que realizar en cada fase.
· Las fechas de comienzo y fin de cada fase, tarea y actividad.
· Los hitos y entregas de cada fase, tarea y actividad, así como las fechas de cumplimiento de los hitos y de disponibilidad de las entregas.
· Cómo se revisará y validará cada hito, entrega y el fin de cada fase, tarea y actividad.
· Quién está implicado en cada fase, tarea y actividad y la responsabilidad que asume cada miembro del equipo de proyecto en cada fase, tarea y actividad.
Fases del ciclo de vida
Inicio: Definición del objetivo del proyecto, con los Estudios iniciales de viabilidad técnica, económica, comercial, planificación del proyecto
Definición: Definición del objetivo, especificación de requisitos, realización de estudios de viabilidad y de evaluación de riesgos, toma de decisión si realizar el proyecto, no realizarlo, dejarlo pendiente.
Diseño: Diseño técnico del proyecto, identificando las soluciones tecnológicas a aplicar para cada funcionalidad, asignación de los recursos materiales, y ajuste de las especificaciones técnicas
Planificación: Identificación de tareas y actividades, estimación de duración y de los recursos materiales y humanos, realización del cronograma.
Ejecución: Realización del trabajo planificado, control e integración del trabajo subcontratado, comprobación de que cada elemento desarrollado y el conjunto, cumplen los requisitos previamente definidos con el nivel de calidad acordado.
Control: Seguimiento técnico, seguimiento económico, Generación de informes periódicos, concisos y objetivos con propuestas de solución ante desviaciones o riesgo de desviaciones y toma de decisiones.
Operación: Puesta en marcha, despliegue, distribución o lanzamiento del resultado, la comprobación de que se cumplen todas las especificaciones en condiciones reales de funcionamiento, también la toma de datos de control para verificar el funcionamiento, detectar fallos y disponer de información para mejoras futuras.
Finalización: Actualización de datos tanto técnicos como de gestión para incorporar las últimas modificaciones introducidas en el proyecto, realizar informe de conclusiones con lo aprendido (errores y aciertos) durante la ejecución del proyecto, reasignación de recursos y cierre contable del proyecto.
TIC en la gerencia de Proyectos: “El mejor modo posible de emprender un proyecto es utilizar las herramientas tecnológicas adecuadas. El uso de las TIC´s (Tecnologías de la Información y de la comunicación) es mundialmente aceptado como el más eficiente para el control de tiempos y costes de proyectos porque permite evitar sobrecostes y demoras en el desarrollo de estos.
Sin embargo, son pocos los profesionales que tienen un adecuado dominio del tema para aprovechar su rendimiento al no ser muy difundida su enseñanza dentro de la formación universitaria. Las TIC´s proporcionan como ayuda a la gestión de proyectos los programas de administración de proyectos”[5]
Software para la gestión de proyectos y tareas
Diagrama de Gantt. La herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto es el diagrama de Gantt. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).
PERT. La técnica de revisión y evaluación de programas o PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.
Microsoft Project. Esta herramienta permite programar las actividades del proyecto en un horizonte de tiempo, asignar recursos y responsables a cada una de ellas, hacer seguimiento al progreso del proyecto y administrar el presupuesto. También es posible encontrar el camino crítico haciendo un análisis PERT y trazar gráficas Gantt. Aplica los conceptos descritos del PMI, y en general se puede afirmar que está estructurado alrededor de tres grandes conceptos de gestión de proyectos: Gantt, Pert y CPM.
Criterios para la evaluación de proyectos:
Los criterios utilizados en la evaluación de un proyecto inversión, son función de diversos objetivos y de la forma de medir, considerar y especificar los recursos requeridos y los beneficios por obtener, en cada caso en particular. Es importante señalar que la diversidad objetivos requiere que los efectos del proyecto se traduzcan utilizando técnicas de transformación de la información a elementos comparables. Los criterios de evaluación proyectos más comúnmente son los Siguientes:
· Técnicos
· Financieros
· Económicos
· Ambientales
Técnicos: En el estudio de un proyecto se analizan los aspectos de tamaño, proceso, y localización.
o Por tamaño se entiende la capacidad de producción, que resultará del funcionamiento normal de la unidad productiva.
o Se entiende por proceso el conjunto de acciones cuyo encadenamiento trasformará los insumos del proyecto en los productos respectivos.
o La localización comprende, la elección de la región, ciudad o área rural y el terreno preciso en que se ubicará la unidad de producción proyectada.
Financieros: los criterios financieros tienen como objetivo maximizar el rendimiento de la inversión, minimizando los costos.
Económicos: Los criterios económicos persiguen objetivos nacionales que resultan más ambiciosos que los del empresario privado. Estos objetivos además de ser de tipo cuantitativo (incrementos en la productividad, en impuestos, en divisas, en empleos, entre otros), involucran criterios cualitativos (desconcentración y diversificación económica, autosuficiencia, entre otros).
Ambientales: Los criterios ambientales tienden a analizar la forma en que las actividades asociadas con el desarrollo de un proyecto afectan a la sociedad en su conjunto.
[1] Definición de gerencia tomada de http://definicion.de/gerencia/
[2] Definición de Proyecto tomado de http://definicion.de/proyecto/
[3] Gerencia de Proyectos tomada de http://www.degerencia.com/tema/gerencia_de_proyectos
[4] Ciclo de Vida de los Proyectos Tomada de http://arantxa.ii.uam.es/~proyectos/teoria/C4_Ciclo%20de%20vida.pdf
[5] TIC's en Administración de Proyectos Tomada de http://ticsadmonproyectos.blogspot.com.co/2015/06/los-proyectos-utilizanasignaciones.html
Referencias Bibliográficas
Definición de gerencia. Consultado en Noviembre del 2015. Obtenido de http://definicion.de/gerencia/
Definición de Proyecto. Consultado en Noviembre del 2015. Obtenido de http://definicion.de/proyecto/
Gerencia de Proyectos. Consultado en Noviembre del 2015. Obtenido de http://www.degerencia.com/tema/gerencia_de_proyectos
#Pmi, Gerencia De Proyectos. Consultado en Noviembre del 2015. Obtenido de https://eduponline.wordpress.com/2013/10/15/pmi-gerencia-de-proyectos/
Tapias, Daniel. Ciclo de Vida de los Proyectos (2014). Escuela Politécnica Superior. Obtenido de http://arantxa.ii.uam.es/~proyectos/teoria/C4_Ciclo%20de%20vida.pdf
TIC's en Administración de Proyectos. Consultado en Noviembre del 2015. Obtenido de http://ticsadmonproyectos.blogspot.com.co/2015/06/los-proyectos-utilizanasignaciones.html
Los mejores softwares para la gestión de proyectos y tareas. Consultado en Noviembre del 2015. Obtenido de http://es.workmeter.com/blog/bid/193811/Los-mejores-softwares-para-la-gesti-n-de-proyectos-y-tareas
Métodos o Herramientas más usadas en la gestión de proyectos. Consultado en Noviembre del 2015. Obtenido de http://www.eoi.es/blogs/mintecon/2014/01/12/metodos-o-herramientas-mas-usadas-en-la-gestion-de-proyectos/
Criterios básicos para evaluar proyectos. Consultado en Noviembre del 2015. Obtenido de http://www.bvsde.paho.org/bvsaia/fulltext/basico/031171-06.pdf
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